Todo empezó hace tres años, cuando un cliente nos dijo “¡Necesito una solución ya! No puedo esperar a que Sistemas adapte los desarrollos. Y, ¡no tengo suficiente presupuesto!”. En ese momento tuvimos la sensación de que nuestro cerebro se bloqueaba, el proyecto en el que estábamos inmersos corría el riesgo de pararse, nuestro cliente se encontraba en una situación incómoda y nos enfrentábamos a un “hueso duro de roer”.
Lo que ocurrió a partir de entonces fue inesperado. Tanto es así, que lo que se inició como un “buscar una aguja en un pajar”, se convirtió en una alternativa que a fecha de hoy ya es una solución por la que se ha apostado en una decena de proyectos en varias de las organizaciones con las que tenemos la fortuna de colaborar.
Con este artículo contamos la historia de ese “hueso duro de roer”. Lo haremos a modo collage, recreándola con “momentos” de diferentes proyectos que hemos abordado de esas características. Así mantenemos la confidencialidad de nuestras actuaciones y al mismo tiempo aportamos algunos resultados que pueden ser de valor para alguien.
El inicio. ¿Qué fue lo que condicionó la búsqueda de una solución inmediata?
Prácticamente todos los proyectos requieren convertir información en conocimiento
Era una más de las reuniones que se sucedían en aquél proyecto. En ésta habíamos avanzado ya en los modelos que debían ordenar la información comercial que permitía orientar la actuación del equipo para movilizar oportunidades de negocio con sus clientes carterizados.
En otros proyectos, los modelos manejaban información sobre el perfil profesional que debían alcanzar los profesionales en el periodo de incorporación en la compañía, información sobre el nivel de idoneidad de la interrelación entre departamentos en la empresa, información sobre la predisposición de redes externas, etc. Aquí vamos a utilizar el escenario del primer proyecto, aquél que se inició hace tres años.
Nuestro cliente valoraba el modelo y nos transmitió que lo veía ajustado a lo que necesitaba. Fue entonces cuando comentó:
-¿Cómo podríamos conseguir que el equipo no sólo utilizara el modelo durante el programa de entrenamiento, sino que lo hiciera ya de forma habitual?
-¿Quieres implantarlo como herramienta comercial? –Preguntamos.
-Por supuesto. Además quiero conseguir informes que me permitan ver cómo va funcionando. Estoy convencido de que puede ser de utilidad tanto a mis comerciales como a mí.
-Tendrás que hablar con del departamento interno que se encargue de realizar desarrollos internos para ver si puede prepararte una aplicación que incorpore el modelo. (Sugerimos poco convencidos).
-¡Necesito una solución ya! –Exclamó nervioso rascándose la cabeza mientras nos miraba– No puedo esperar a que Sistemas adapte los desarrollos. Y, ¡no tengo suficiente presupuesto! ¿No podéis resolverlo vosotros?
Así empezó. Nos pedía que destináramos recursos a desarrollar “alguna aplicación” que pudiera ayudar a implantar un modelo de gestión de información dentro de su equipo. Nosotros ya habíamos trabajado en desarrollos de diferente índole, pero siempre en alojamientos externos, nunca dentro de la “casa” del cliente. Nos armamos de valor y concertamos una reunión interna con nuestro interlocutor y los responsables de Sistemas de información.
Las barreras. ¿Por qué los mejores proyectos son los que inicialmente cuestan más?
Las directrices tecnológicas internas se ponían en contra nuestra
Recuerdo con desaliento aquella reunión. Más de dos horas dándole vueltas a lo que se necesitaba y encontrando constantes “noes” que hacían que nuestro interlocutor aumentara la temperatura de su enfado y preocupación.
Lo que se pedía era conseguir hacer una aplicación interna que permitiera a un grupo de comerciales distribuidos geográficamente por toda España, utilizar un modelo de gestión de información específicamente preparado para la división a la que pertenecían. Lo que se pedía era un desarrollo que permitiera a los usuarios acceder a soportes desde su lugar de trabajo, actualizarlos según niveles de acceso, obtener de todos los soportes información automáticamente que generara a su vez informes que estuvieran destinados tanto a la dirección como a jefaturas como a los propios comerciales. Todo ello de forma automática e inmediata.
Muchos “noes” se pusieron encima de la mesa:
-No se puede trabajar externamente. Nuestros sistemas de seguridad no nos autoriza a tener información sensible fuera de los servidores propios de la compañía.
-No podemos haceros una aplicación ad-hoc, en todo caso podríamos ajustar los gestores actuales incorporando algún campo que pudieran rellenar los comerciales.
-No podemos resolver esto antes de 6-7 meses y como mucho en la línea de ajustar los gestores actuales.
-No tenemos partidas presupuestarias abiertas a este tipo de modificaciones en este ejercicio. Para ello, requerimos abrir una propuesta de ampliación en la que deben intervenir varias direcciones, algunas de ellas, internacionales.
-No vemos la necesidad de generar nuevos modelos. La información que contienen los gestores actuales debiera bastar a cualquiera de las divisiones.
- ...
El café posterior a la reunión se caracterizó por largos periodos de silencio. Los de Sistemas se habían ido y ahí estábamos con nuestro interlocutor no sé si más preocupados por su situación o por la incertidumbre de continuidad del proyecto. Supongo que ambas cosas. Fue entonces cuando uno de nosotros dijo: “Y, ¿por qué no lo resolvemos con algo tan común como con el Excel?”.
Nuestro interlocutor levantó la mirada y preguntó: “¿Podríais?”. Quien había hecho el comentario, envalentonado, respondió: “Estoy convencido de que sí. Ya hemos hecho muchos desarrollos en Excel que han dado mucho valor. ¿Por qué no vamos a ser capaces de hacerlo?”. Recuerdo que le miré no sé si con intención de estrangularle por su imprudencia o de elogiar su entusiasmo. Lo cierto es que consiguió contagiar su optimismo a nuestro interlocutor.
-Quiero una propuesta encima de la mesa para antes de finalizar esta semana.
La propuesta. ¿Hacia dónde nos iba a llevar?
En muchas ocasiones, las mejores soluciones nacen de ingredientes sencillos
Ahí estábamos de nuevo con una alternativa que pintaba bien sobre el papel, pero que no teníamos la seguridad de que fuera tarea sencilla de resolver.
Le hablamos a nuestro cliente de la necesidad de contar con un espacio en sus servidores para recrear la estructura comercial de su división, de generar restricciones de acceso en función de quién debiera entrar a tal o cual carpeta, de almacenar los soportes de información que debían manejar los comerciales en las carpetas correspondientes, de que pudieran acceder a ellas a través de accesos automáticos en sus portátiles personales, de crear carpetas específicas para el almacenamiento de los informes que se generaran… y de lo que más nos preocupaba: la creación de un gestor que fuera capaz de encontrar los soportes, de extraer la información que contenían, de guardarla y almacenarla en un lugar seguro, de aprovechar esta información para crear aquellos informes que la dirección o las jefaturas consideraran necesarios.
¿Podríamos hacer todo esto? ¿Lo vería adecuado nuestro interlocutor?
-¿Será muy complejo de administrar todo esto?
-¿A qué te refieres?
-A que si nos costará hacer este trabajo.
-¡Sólo tendrás que darle a un botón! –Contestó entusiasmado al que ya deseaba estrangular sin ningún género de dudas.
-Bien, ¿cuánto tardarías en hacer todo esto?
-¡En menos un mes lo tienes! –Contestó nuestro entusiasmado consultor.
-¡¿Un mes?! –Exclamamos a la vez nuestro cliente y yo mirando a mi compañero quien transmitía una confianza en sí mismo que me desconcertaba.
¡Un mes! Yo no lo creí posible, pero la realidad se impuso y antes de lo esperado, el sistema estaba realizando ya sus primeras actuaciones. Cuando lo planteamos en una nueva reunión con los responsables de Sistemas, nuestro interlocutor tomó las riendas y “transformó los noes” de antes.
-No es necesario trabajar externamente. Toda la información se gestionará desde servidores internos nuestros.
-No es necesario que nos adaptéis los gestores actuales, crearemos una aplicación ad-hoc nosotros mismos que no interfiera con vuestros sistemas ni que entre en conflicto con ellos.
-No os preocupéis por el plazo, nosotros probamos primero y en función de cómo evolucione, ya os diremos si necesitamos algún desarrollo interno específico o no.
-No echaremos mano a vuestras partidas presupuestarias, intentaremos abordar el coste con los recursos que nosotros tenemos asignados.
-No vamos a utilizar inicialmente la información de los gestores actuales.
-…
El siguiente café estuvo presidido por el optimismo. Tanto fue así que nuestro interlocutor dio rienda suelta a su imaginación y empezó a “escribir la carta de los Reyes Magos”.
-Necesito que los soportes de los comerciales tengan ayudas incorporadas para garantizar que siguen los criterios que deben para grabar información de clientes.
-Quiero incorporar en los soportes una parte que hable de planes de acción para aquellos clientes importantes.
-La actualización debe ser como me habéis dicho, “con pulsar un botón bastará”, de forma que en cualquier momento pueda actualizar la información que hayan grabado los comerciales.
-Sería bueno que desde el propio gestor pudiéramos crear soportes automáticamente en las ubicaciones que se necesiten para evitar errores por parte de los comerciales.
-Además, el gestor debiera ser capaz de encontrar todos los soportes existentes en el árbol y crear listas con vínculos para poder acceder a ellos.
-En cuanto a los informes, quiero modelos diferentes para dirección, jefatura y para los propios comerciales.
-Por otra parte…
Gracias a Dios, el café se le acabó y tomando nota de todas sus sugerencias, después de alguna que otra discusión, nos fuimos con la petición de realizar un presupuesto lo más ajustado posible. “Entendedlo, estamos en tiempos difíciles y no puedo destinar más de lo poco que me queda…”
El trabajo en pleno rendimiento. ¿Nos convertiríamos en expertos de algo imprevisto?
Descubrimos el potencial oculto de una aplicación como Excel
A partir de ese momento, el engranaje se puso en marcha. Un engranaje del que muchas piezas eran desconocidas y que tuvimos que ir creando mientras aprendíamos a hacerlo.
El Excel, esa herramienta que todos usamos con frecuencia y que utilizamos para hacer hojas de cálculo más o menos complejas, se convirtió en un auténtico filón de posibilidades.
Es cierto que tuvimos que aprender a diseñar según requisitos de usuario, a crear páginas operativamente viables, a incorporar rápidas páginas de ayuda que se abrieran según necesidad del usuario, a condicionar unos campos con otros para que según el tipo de cliente con el que se estuviera trabando se ofrecieran listados e información ajustados a él, a incorporar sistemas de seguridad tanto para la protección de contenidos como para evitar que un usuario pudiera acceder a determinado tipo de información, a programar macros para que pudieran hacerse realidad determinadas funcionalidades (localización de soportes, generación de listados con hipervínculos, captura y almacenamiento de información, generación automática de informes, copias de seguridad, etc.).
Pero valió la pena. Habíamos creado a partir de un “duro hueso de roer”, una solución que ayudaba a:
-Identificar las mejores prácticas en la gestión de negocio y a compartirlas.
-Adaptar programas de entrenamiento y ajustarlos a la realidad de la actividad.
-Aportar información sensible a la dirección que ayudara a orientar esfuerzos.
-Potenciar la eficacia de comunicación dentro del equipo profesional.
-Establecer bases para la realización de coaching y seguimiento a distancia.
-Hacer posible la existencia de aplicaciones en plazos y presupuestos asumibles.
-Orientar con mayor eficacia los diseños funcionales de futuros desarrollos.
-…
La última vez que nos vimos con ese cliente fue hace unos pocos meses. Nos invitó a un café que según él, era de carácter informal, “simplemente para charlar un rato”, nos dijo. Durante el café, después de una larga conversación de esto y aquello, nos dijo:
-¡Necesito otra solución ya! ¿Podéis ayudarme?
Pero ese otro “hueso duro de roer” es contenido de otra historia.
Si (
No(
