En nuestra cabeza tenemos muy claro los pasos necesarios para alcanzar nuestras metas profesionales, familiares y de ocio, sin embargo no logramos "organizarnos" correctamente para conseguirlo.

La percepción temporal

Cada persona tiene con el tiempo una relación especial y única. Pues el tiempo, nuestro tiempo, es nuestra vida y por ello cada uno toma sus propias decisiones sobre cómo gestionarlo. Existen personas a las que se considera muy puntuales, otras excesivamente "tardonas", otras no tienen consciencia alguna del reloj. Todo depende de las circunstancias psíquicas y personales de cada individuo.

El tiempo es el recurso más importante y valioso, pero también es el que más se utiliza y del que más se abusa. Desde que me levanto por la mañana hasta la hora de acostarme, yo soy el responsable de mi vida y de la utilidad y satisfacciones que logre en su transcurso.

El tiempo es el recurso más escaso, no se puede recuperar y por ello ha de utilizarse con mucho cuidado. La organización global del tiempo nos viene ya dada: 365 días al año, 12 meses, 4 semanas al mes, 7 días por semana y 24 horas al día.

Independientemente de nuestra percepción personal, si ejercitamos nuestras capacidades y desarrollamos el sentido de la organización, podremos hacer un mejor uso de cada momento y planificar adecuadamente el futuro.

Organizar el tiempo mejora la eficacia

Para planear el tiempo de manera efectiva, hay que trabajar con distintos "periodos de organización": año, mes, semana y día. Cuanto más largo es el plazo más deben tenerse en cuenta las consideraciones generales; mientras que si es a muy corto plazo hay que concentrarse en los detalles.

De todos los marcos de tiempo que deben planificarse, el día es el más importante de ellos. El día determina la viabilidad de la semana, el mes o el año, ya que es el "aquí y ahora" y por ello lo único en lo que se puede actuar prácticamente. Lo que hagamos hoy constituirá al final del año la suma de éxitos o errores cometidos en nuestra planificación y los resultados de nuestro trabajo.

Si planificas bien cada día, y uno detrás de otro, estás planificando bien toda tu vida. La planificación de nuestro tiempo diario nos permite tener una mayor perspectiva y control sobre nuestras actuaciones, incrementando la energía y el rendimiento empleado en cada tarea.

La organización de las tareas y prioridades del día, nos proporciona una conciencia clara de nuestra verdadera labor y define el horario en el que deben suceder los eventos evitando su aplazamiento o demora. Si somos nosotros los que marcamos nuestras prioridades y definimos el tiempo de ocio y trabajo, la distancia hacia nuestra meta se reduce considerablemente.

A menudo, en la actividad diaria se acumulan multitud de asuntos pendientes a los que dedicamos tiempos parciales sin llegar a terminar ninguno. Estos asuntos nos acompañan allí donde vamos manteniendo nuestra mente siempre activa y concentrada en el trabajo y privándonos de nuestra vida personal. Aprender a "desconectar" o separar el tiempo de trabajo y el que se dedica a lo personal mejora la motivación y aumenta el rendimiento.

Sin embargo, uno de los impedimentos más importantes para la óptima utilización del tiempo son los "ladrones de tiempo". Cuantas más distracciones permitimos, más horas, minutos y segundos requiere la consecución de un trabajo. Emplear el tiempo necesario en cada actividad, establecer un orden de prioridades, distinguir lo urgente, delegar de manera efectiva y saber decir "no" son reglas básicas para el que quiera hacer una buena gestión de su tiempo.

Organizarse es crear metas alcanzables

Tanto en el trabajo como en la vida personal es uno mismo el que tiene que decidir lo que quiere obtener. Los sueños y ambiciones, las metas que pretendemos alcanzar, también necesitan planificación. Los objetivos impuestos por nosotros mismos, o por la empresa, requieren un gran esfuerzo en la toma de decisiones, "ruptura de moldes" y ciertos cambios de comportamiento.

Dividir para ganar

No se trata de enfrentarse a "todo lo que he de hacer" de una sola vez, porque lo más seguro es que con ello solo consiguiéramos desmotivarnos. Organizarse empieza por crear metas alcanzables, teniendo una visión global de todo lo que hay que hacer. Las tareas que por su complejidad podemos llamar "tareas elefante" no pueden cumplirse de forma inmediata, sino que hay que subdividirlas en actividades concretas, en pequeños pasos. Partir en trozos para ir asimilando cada parte es la manera de romper la rutina en la que tantas veces perdemos de vista nuestro objetivo Imponerse pequeñas "metas alcanzables" cada día es asegurarse un crecimiento continuo y dar un sentido al orden establecido de principio a fin.

Al organizar nuestro tiempo y utilizarlo de la mejor forma posible estaremos creando la vida que deseamos vivir. El éxito no depende de cuantas horas tiene el día, sino del control que ejercemos sobre nosotros mismos. Al final descubrimos que hay tiempo para todo. No estamos hablando sólo de cantidad de tiempo, sino de calidad de ese tiempo.

No hay que poner más tiempo en nuestra vida, pues es el que tenemos. Lo importante es poner más vida en nuestro tiempo.

Gustavo Piera. Director General de Time Manager International en España, Grupo CMR.